Art der Veranstaltung
Zunächst Sie überlegen, welche Art der Veranstaltung Sie planen möchten. Hierfür gibt es ganz verschiedene Möglichkeiten. Dazu gehören unter anderem:
·Musikevents,
·Theaterveranstaltungen,
·Autokinos
·sowie Veranstaltungen zum Thema Kunst.
Musikevents
Musikveranstaltungen erfreuen sich einer hohen Beliebtheit. Dabei gibt es die verschiedensten Optionen der Umsetzung. Unter anderem spielt dabei das Genre eine Rolle. So kann ein solches Event unter anderen für Fans von folgenden Musikstilen organisiert werden:
·Pop,
·Rock und Metal,
·Hip-Hop,
·Techno und Elektro,
· Schlager
·sowie Klassik.
Sicherlich kommt es bei der Entscheidung auch darauf an, welche Musik Ihnen als Veranstalter besonders gut gefällt. Je mehr Sie sich mit dem Genre identifizieren können, desto besser kennen Sie sich damit aus und desto mehr Wissen haben Sie dazu. Infolgedessen steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie den potenziellen Interessenten eine besondere und spannende Veranstaltung liefern können.
Musikevents leben oftmals von den Liveauftritten der Künstler, die der Veranstalter zuvor bucht. Dafür kommen Solo-Acts, Bands oder DJs infrage. Alternativ können Sie das Event interaktiv organisieren und darauf bauen, dass Musiker aus der Region gemeinsam eine spontane Show liefern – zum Beispiel im Rahmen einer kleinen Jamsession.
Theaterveranstaltungen und Autokinos
Eine Alternative zur Musikveranstaltung bieten Theaterevents. Diese können entweder klassische, bekannte Stücke beinhalten oder neuere Aufführungen, zum Beispiel von einem Autor aus der Region. Bei der Entscheidung sollten Sie berücksichtigen, welche Inhalte das Stück hat und welche Zielgruppe damit erreicht werden soll. Ist das in der jeweiligen mit Ihrer Idee Region möglich?
Eine weitere Option für ein besonderes Event ist ein Autokino. Hier schauen die Besucher aus ihrem Auto heraus einen Film auf einer großen Leinwand. Die Veranstaltungen finden im Freien statt.
Die Art des Kinos gibt es bereits seit den frühen 30er-Jahren des letzten Jahrhunderts, erfunden wurde sie in den USA. In späteren Jahrzehnten wurden die Autokinos zu einer Art Kult und auch in anderen Teilen der Welt bekannt. Besonders intensiv genutzt wurden sie in der Corona-Pandemie, um den Kino-Fans trotz der phasenweise gegebenen Einschränkungen ein gewisses Entertainment zu bieten.
Veranstaltungen zum Thema Kunst und Motto-Events
Womöglich haben Sie ein Interesse an Kunst und möchten eine Veranstaltung in diesem Bereich planen. Dabei können Sie sich unter anderem auf Bilder oder auf Werke von Bildhauern konzentrieren.
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, ein kleines Event zum Thema Gartenkunst zu planen. Je nach Interessenlage der potenziellen Besucher können Sie auf ältere oder aktuellere Werke setzen.
Übrigens gibt es darüber hinaus die Möglichkeit, Festivals unter einem bestimmten Motto zu weiteren Themenbereichen zu veranstalten, die viele Menschen Interessieren können. Dazu gehören unter anderem eine Wild-West-Thematik oder das Mittelalter.
Länge der Veranstaltung und Setting
Neben den Inhalten des Events müssen Sie sich über die Länge der Veranstaltung und das Setting Gedanken machen. Dabei sind unter anderem folgende Fragen relevant:
·Soll das Event nur einen Abend oder Tag andauern oder über mehrere Tage laufen?
·Soll die Veranstaltung Outdoor oder in Innenräumen stattfinden?
Bei einigen Arten von Events gibt es ein Setting, das sich besonders anbietet. So findet ein Autokino zum Beispiel in den allermeisten Fällen unter freiem Himmel statt, gleichzeitig ist es für diese Art der Veranstaltung sinnvoll, mehrere Tage oder Wochen einzuplanen.
Je nach Setting müssen in logischer Konsequenz weitere Faktoren bedacht werden. Gibt es für ein Outdoor-Festival zum Beispiel gewisse Lärmbegrenzungen, die eingehalten werden müssen? Sollten Sie sich gleichzeitig um die kulinarische Versorgung und Übernachtungsmöglichkeiten für die Gäste kümmern?
Künstler bzw. Acts für das Event
In einem nächsten Schritt können Sie überlegen, welche Künstler bzw. Acts Sie für das Event einladen. Besonders für Musikveranstaltungen hat dieser Teil der Planung eine äußerst hohe Relevanz. Dabei spielen mehrere Faktoren eine wichtige Rolle, wozu gehören:
·Zielgruppe,
·Bekanntheitsgrad
·sowie daraus resultierend die Kosten.
Zielgruppe und Bekanntheitsgrad
Die Zielgruppe eines Acts spielt eine große Rolle, um weitere Faktoren des Events planen zu können. Ein jüngeres Publikum hat womöglich weitaus geringere finanzielle Mittel für weitere Ausgaben wie Getränke – dies sollte in jedem Fall berücksichtigt werden.
Darüber hinaus spielt der Bekanntheitsgrad der Künstler eine wichtige Rolle. Je mehr Fans ein Act hat, desto mehr Besucher können Sie bei dem jeweiligen Event erwarten. Das gilt sicherlich vor allem dann, wenn der Künstler aktuell einen großen Hype oder ein neues Projekt auf dem Markt hat.
Dementsprechend muss die Größe der Location angepasst werden. Gleichzeitig besteht für Sie natürlich ein höheres Risiko, falls die Veranstaltung überraschend zum Flop wird und nur wenige Besucher anzieht.
Kosten für die Acts
Dieses Risiko bezieht sich vor allem auf die Kosten. Bekannte Musiker sind für eine Live-Show natürlich deutlich teurer als weniger populäre Acts. Daher müssen Sie überlegen, über welches Budget Sie verfügen und welche Künstler auf dieser Basis realistisch infrage kommen.
Das Risiko, das Sie tragen, lässt sich allerdings ein wenig verringern. So gibt es einige Acts, die sogenannte Door-Deals anbieten. Dabei erhält der Künstler statt einer festen Gage einen prozentualen Anteil der durch die Kartenverkäufe generierten Einnahmen.
Falls nur wenige Besucher vor Ort sind, ist der Verlust somit deutlich geringer. Gerade bei größeren und längeren Events in Form eines Musikfestivals ist es außerdem üblich, sehr bekannte Acts als Headliner zu buchen und gleichzeitig unbekannteren Künstlern eine Chance zu geben. Daraus resultiert eine sinnvolle Mischung zwischen teureren und kostengünstigeren Gagen.
Technik
Im nächsten Schritt sollten Sie einen sinnvollen Plan bezüglich der Technik erstellen, die für die Veranstaltung genutzt werden soll. Dabei sind unter anderem relevant:
·die Bühnentechnik,
·die Tontechnik,
·die Videotechnik
·und das Licht.
Die Bühnentechnik
Bei einem Blick auf die Bühne spielt zunächst die Größe eine Rolle. Diese sollte zum einen zur Location passen und darüber hinaus zur Größe des Events. Es macht zum Beispiel keinen Sinn, einem großen Publikum mit vielen Personen eine kleine Bühne zu bieten. Viele Besucher würden in diesem Fall kaum etwas vom jeweiligen Live-Auftritt mitbekommen.
Zusätzlich müssen Sie berücksichtigen, ob während des Events ein Umbau stattfinden soll. In diesem Fall muss die Bühne so gestaltet sein, dass diese Phase schnell vonstattengeht und das Publikum nicht zu lange warten muss.
Darüber hinaus sollten Sie überdenken, ob für die Shows der jeweiligen Künstler Vorhänge benötigt werden. Bei Open Air-Veranstaltungen müssen Details wie eine Überdachung berücksichtigt werden. In einigen Fällen kann es zusätzlich sinnvoll sein, eine Hub- oder Drehbühne zu nutzen.
Tontechnik
Gerade bei Musikevents spielt die Tontechnik eine entscheidende Rolle. Hierfür sollten Lautsprecher genutzt werden, die der Größe der Location gerecht werden. Zusätzlich benötigen die Künstler in einigen Fällen Monitor-Boxen auf der Bühne, damit sie sich selbst hören.
Darüber hinaus werden Mikrofone benötigt. Das gilt zum einen für die Stimmen und gleichzeitig für die Live-Instrumente, die auf der Bühne genutzt werden. Für die Vocals der Künstler sollten im besten Fall Funkmikrofone genutzt werden, damit die Acts sich auf der Bühne frei bewegen können.
In besonderem Maße gilt dies bei großen Veranstaltungen. Zusätzlich wünschen viele professionelle Musiker In-Ear-Kopfhörer, über die sie das Playback und ihre Stimme klar hören können.
Des Weiteren wird ein passendes Mischpult benötigt, an dem der Toningenieur für die Veranstaltung arbeiten kann. Durch die damit verbundene Computertechnik werden außerdem Playbacks eingespielt und Soundaufnahmen angefertigt, sofern Sie oder der Künstler Letzteres wünschen.
Nicht minder wichtig ist eine hochwertige Verkabelung der einzelnen Elemente der Tontechnik. Dafür ist es unabdingbar, dass Sie sich über wichtige Details zu diesem Thema informieren.
Hierzu gehört zum Beispiel, dass die Kabel vor Nässe oder anderen Verunreinigungen, die sie beschädigen könnten, geschützt werden sollten. Zusätzlich sollte darauf geachtet werden, dass sie nicht geknickt werden, da sonst eine größere Gefahr eines Kabelbruchs besteht.
Videotechnik
Zusätzlich spielt die Videotechnik bei verschiedenen Events eine entscheidende Rolle. Das gilt vor allem für Autokinos. Hier sollten Sie darauf achten, eine große und hochwertige Leinwand zu nutzen, damit die Zuschauer die Filme in der bestmöglichen Qualität sehen können.
Gleiches gilt für Musikveranstaltungen in dem Fall, dass Sie auf eine hohe Zahl an Besuchern setzen. So können die Zuschauer in den hinteren Reihen, die weiter von der Bühne entfernt sind, das Geschehen über eine Leinwand oder große Monitore verfolgen, die über der Bühne angebracht sind.
Bedenken Sie, dass Sie für diese Option außerdem Kameras benötigen. Gleichzeitig haben Sie durch die Verwendung dieser Kameras die Möglichkeit, die Veranstaltung aufzuzeichnen oder mit ausreichender WLAN-Versorgung live im Internet zu streamen, um die Reichweite um ein Vielfaches zu erhöhen.
Bei Veranstaltungen zum Thema Kunst kann die Videotechnik ebenfalls relevant sein. Hier können Sie über kleinere Monitore Filme und Videos abspielen, die die Hintergründe zu den jeweiligen Werken, die die Besucher betrachten, liefern. Gleiches ist über ein Pad möglich, an dem zusätzlich Kopfhörer angeschlossen sind.
Licht
Ein weiterer relevanter Aspekt ist die Lichttechnik vor Ort. Sie kann Ihnen dabei helfen, die für die jeweilige Veranstaltung nötige Stimmung zu erzeugen. Hierfür sind unter anderem Scheinwerfer von Bedeutung.
Mit dieser Technik können Sie eine große Bühne beleuchten. Im besten Fall lassen sich die Scheinwerfer bewegen und zusätzlich in der Farbe des Lichtes ändern. LED-Licht spielt für eine moderne Beleuchtung ebenfalls eine Rolle. Zusätzlich benötigen Sie einen Laptop oder ein Steuerpult und eine Person, die mit der Lichttechnik auf professioneller Ebene umgehen kann.
Besonderheit und Individualität des Events
Zwei weitere wichtige Faktoren, die Sie bei der Planung berücksichtigen sollten, sind die Besonderheit und Individualität des Events. So sollten Sie Ihren Besuchern für eine erfolgreiche Umsetzung etwas bieten, das Sie so bei anderen Veranstaltungen nicht finden.
Der Blick auf die Region
In diesem Zusammenhang lohnt sich zunächst ein Blick auf die Region. In diesem Rahmen sollten Sie sich informieren, welche Events zu welchen Themen oder Musikstilen es in der Gegend, in der Sie Ihre Veranstaltung planen, bereits gibt.
Auf dieser Basis sollten Sie ähnliche Events ausschließen. Das gilt besonders dann, wenn die bereits bestehenden Veranstaltungen sich einen gewissen Status erarbeitet haben und überregional bekannt sind. In diesem Fall könnten Sie mit einem ähnlichen Event wie eine Kopie wirken.
Darüber hinaus müssten Sie sich die Aufmerksamkeit der entsprechenden Zielgruppe mit einer weiteren Veranstaltung teilen, was dazu führen würde, dass Sie weniger Besucher haben als mit der gleichen Idee in einer anderen Region.
Der Blick auf aktuelle Trends und individuelle Kombinationen
Um eine gewisse Individualität zu finden, können Sie sich an aktuellen Trends orientieren und versuchen, in der entsprechenden Sparte etwas Einzigartiges zu kreieren. Dabei können Details wie die Einbindung des Publikums eine wichtige Rolle spielen.
Zusätzlich können Sie versuchen, zwei verschiedene Arten der Kunst, die zueinander passen, miteinander zu verbinden – zum Beispiel, indem Sie mittags auf dem Festival-Gelände eine Ausstellung anbieten und abends Auftritte von Musikern.
Marketing
Damit die Veranstaltung ein Erfolg werden kann, spielt das Marketing eine wichtige Rolle. Hierfür sollten Sie mehreren Faktoren beachten, wozu zählen:
·ein gewisser Aufbau von Spannung
·sowie eine Anpassung der Werbeaktivitäten an die jeweilige Zielgruppe.
Grundsätzliches: Aufbau von Spannung für das Event
Zunächst ist es wichtig, eine gewisse Spannung aufzubauen. So können bereits einige Monate vor der Veranstaltung erste Rahmeninformationen veröffentlicht werden, die ein wenig Interesse auf sich ziehen. Dazu gehören:
·der Name des Events,
·die Location
·und das Datum.
Besonders spannend sind solche Fakten sicherlich, wenn die Veranstaltung bereits einmal oder mehrmals stattgefunden hat und es sich um eine Fortsetzung handelt. Diese Infos sollten Sie in den folgenden Monaten immer weiter präzisieren.
Stück für Stück können Sie dann zum Beispiel die Musiker, die auf einem Event spielen oder die Kunstwerke, die bei einer solchen Veranstaltung zu sehen sein werden, veröffentlichen. Zusätzlich sollten Sie den Vorverkauf der Karten rechtzeitig starten und bewerben.
Besonders intensivieren sollten Sie die Werbemaßnahmen in den letzten Wochen und Tagen vor der Veranstaltung. So erreichen Sie sicherlich noch einige spontane Besucher, die für das jeweilige Datum noch keine Planungen haben.
Marketing auf die Zielgruppe anpassen
Darüber hinaus sollten Sie das Marketing auf die Zielgruppe anpassen. Unter anderem spielen dabei das Alter und die Interessen der potenziellen Besucher Ihres Events eine Rolle. Achten sollten Sie auf:
·die Sprachgestaltung Ihres Marketings,
·die optische Aufbereitung
·sowie die Kanäle, über die die Werbebotschaften veröffentlicht werden.
Die Sprache des Marketings sollte zu den sprachlichen Angewohnheiten der Zielgruppe passen. Bei einer betagteren Besuchergruppe kann dies etwas seriöser sein, bei einer jüngeren Zielgruppe deutlich lockerer. Ähnliches gilt für die optische Aufbereitung. Beide Faktoren sollten gleichzeitig zum Event passen, also eine Art Bindeglied bieten.
Nicht minder wichtig sind die Kanäle, über die das Marketing stattfindet. Für eine jüngere, internetaffine Zielgruppe sind die sozialen Medien ideal geeignet. Dazu gehören unter anderem Instagram, Twitter und TikTok. Um die potenziellen Besucher zu erreichen, sollten Sie in Ihren Posts Hashtags setzen.
Für eine betagtere Zielgruppe, die die für sie wichtigen Infos eher auf analogem Weg sucht, empfehlen sich Berichte in Tages- und Lokalzeitungen. Hier können Sie als Veranstalter außerdem ein Interview geben.
Was ist bei Outdoor-Veranstaltungen zu beachten?
Bei Outdoor-Veranstaltungen sollten Sie einen besonderen Blick auf das Wetter legen. Dabei sind je nach Witterungslage vor allem relevant:
·ausreichende Informationen über die Wetterlage,
·der Schutz vor Regen,
·eine Strategie für einen starken Sturm
·sowie womöglich Schutz vor starker Sonneneinstrahlung und Hitze.
Ausreichende Informationen zum Wetter
Informationen über die Wetterlage bekommen Sie im Internet. Sofern Ihre Veranstaltung in der Bundesrepublik stattfindet, können Sie die aktuelle Wetterlage in Deutschland auf unserer Seite einsehen.
Darüber hinaus empfiehlt sich womöglich ein Blick in unsere News zum Wetter. Informieren Sie sich regelmäßig vor dem Event über die aktuellen Entwicklungen, um auf die entsprechende Wetterlage vorbereitet zu sein.
Das Thema Regen
Regen kann auf Ihrem Event einige Probleme bereiten. Daher ist es wichtig, dass Sie die gesamte Technik in einem überdachten Bereich (wozu auch die Bühne gehört) platzieren. Zusätzlich sollten Sie für den Fall von Regen Abdeckplanen, die wasserundurchlässig sind, bereithalten.
Geräte, mit denen Sie das Wasser von der Bühne entfernen können, sind ebenfalls eine Hilfe. Achten Sie zudem darauf, bei einer hohen Wahrscheinlichkeit von Regen die Besucher zu informieren und zu bitten, passende Kleidung mitzubringen.
Strategie für einen Sturm
Zusätzlich benötigen Sie eine Strategie, falls ein starker Sturm aufzieht. In diesem Fall kann es sein, dass Sie das Festivalgelände evakuieren müssen. Hierfür sollte ein detaillierter Plan bestehen, in den Sie verschiedene Akteure einbeziehen, wozu auch die lokalen Behörden und die Feuerwehr gehören.
Legen Sie vorher fest, ab welcher Windstärke Sie das Event abbrechen. Wichtig ist, das Vorgehen im Fall der Fälle zielführend mit dem Publikum zu kommunizieren, was optimalerweise einer der Acts, der den Zuschauern bekannt ist, übernehmen sollte.
Schutz vor starker Sonneneinstrahlung und Hitze
Starke Sonneneinstrahlung und Hitze können vor allem für das Publikum zu einem Problem werden. Daher sollten Sie die Besucher, sofern eine solche Wetterlage erwartet wird, darauf hinweisen, sich ausreichend zu schützen.
Sonst besteht die Gefahr, dass die Zuschauer einen Sonnenstich oder Sonnenbrand erleiden. Zusätzlich können Sie dem Publikum selbst einen Mehrwert und Schutz bieten, indem Sie Wasser oder Sonnencreme verteilen lassen.
Fazit
Für eine gelungene Veranstaltung ist die Auswahl hochwertiger Technik von Bedeutung. Dazu zählen vor allem die Tontechnik, die Videotechnik und die Lichttechnik. Außerdem sollten Sie versuchen, das Event individuell gestalten und ausreichendes Marketing betreiben. Schlussendlich ist es unabdingbar, dass Sie sich für eine Outdoor-Veranstaltung auf verschiedene Wetterlagen vorbereiten.
Autorenprofil:
Andreas Heyer ist seit mehreren Jahren passionierter Veranstalter im Bereich Musikevents.
